Como gerenciar um evento assemblear híbrido

O que é um evento híbrido?

Um evento híbrido é uma reunião (assembleia, conselho, conferência) que ocorre simultaneamente em um local físico e em uma plataforma digital.

Nesta configuração:

Parte dos participantes está presente fisicamente no local do evento.
Outra parte participa remotamente por meio de streaming ou videoconferência.
Todos os participantes, tanto presenciais quanto remotos, utilizam a mesma plataforma digital para credenciamento e votação, garantindo a unicidade e a transparência da apuração.

Ao ativar o módulo de assembleia, é possível acompanhar eventos remotamente (assembleias, conferências, conselhos, etc.), monitorando os acessos ao sistema.

Etapa 1. Configuração do evento

O primeiro passo é configurar o evento seguindo todas as etapas descritas neste artigo.

Etapa 2. Validação do evento

Após configurar o evento e verificar a correção dos dados e das configurações, é possível proceder com a validação do evento e o envio das credenciais de votação aos eleitores.

Recomenda-se realizar esta etapa pelo menos um dia antes do evento ou com várias horas de antecedência (por exemplo, se o evento ocorrer à tarde/noite, as credenciais podem ser enviadas pela manhã). Dessa forma, garante-se que todos os participantes recebam as credenciais antes do início da assembleia.

Etapa 3. Credenciamentos

A gestão de uma assembleia híbrida exige um monitoramento cuidadoso e distinto das presenças. O sistema permite gerenciar esses dois fluxos de forma paralela, porém centralizada:

Credenciamento remoto: ocorre automaticamente. Após o início do monitoramento das presenças, o sistema registra a presença do eleitor no exato momento em que ele acessa a plataforma.
Credenciamento presencial: para os participantes presentes no local, o credenciamento é gerenciado manualmente pela equipe da secretaria por meio do menu de gestão de credenciamentos, que permite validar a entrada de cada eleitor individualmente.

Graças ao painel de gestão, o organizador tem sempre a situação sob controle em tempo real: o sistema exibe dois contadores distintos - um para os credenciamentos presenciais e outro para os acessos online - cuja soma fornece o dado total necessário para o cálculo imediato do quórum constitutivo, exibido no contador de credenciamentos totais.

Para evitar contagens duplicadas, os usuários registrados manualmente não aparecem no contador de credenciamentos digitais. Ainda assim, é possível verificar sua presença online por meio do registro de presenças.

Etapa 4. Abertura das votações

Em um evento assemblear, as votações são gerenciadas por cédula. Para abri-las, é necessário clicar no ícone à extrema direita da cédula de votação e selecionar a opção “Abrir cédula única” no menu suspenso.

Isso permite gerenciar individualmente os diversos pontos a serem votados durante a assembleia.

As taxas de participação podem ser monitoradas tanto sobre o total dos eleitores habilitados quanto sobre os credenciados, clicando nas setas ao lado do contador.

Etapa 5. Encerramento das votações

As votações podem ser encerradas de forma massiva, por meio do botão “Encerrar evento”, ou individualmente, por meio da opção “Fechar votação” no menu suspenso da cédula.

O botão “Encerrar evento” encerra todo o evento e todas as suas cédulas de votação, impedindo a adição de novas votações. Portanto, deve ser utilizado somente ao final dos trabalhos e quando houver certeza de que não será necessário adicionar moções ou outros pontos de votação.

Após o encerramento de cada cédula de votação, os relatórios serão gerados em poucos segundos.