Come gestire un evento assembleare ibrido

Che cos'è un evento ibrido?

Un evento ibrido è un'adunanza (assemblea, consiglio, convegno) che si svolge contemporaneamente in un luogo fisico e su una piattaforma digitale.

In questa configurazione:

• Una parte dei partecipanti è presente fisicamente presso la sede dell'evento.
• Un'altra parte partecipa da remoto tramite collegamento streaming o videoconferenza.
• Tutti i partecipanti, sia in presenza che da remoto, utilizzano la medesima piattaforma digitale per accreditarsi e votare, garantendo l'unicità e la trasparenza dello scrutinio.

Se attivo il modulo assemblea è possibile seguire eventi da remoto (assemblee, convegni, consigli, ecc.) monitorando gli accessi al sistema.

Step 1. Configurazione evento

Il primo passaggio da effettuare è la configurazione dell'evento seguendo tutti i passaggi descritti in questo articolo.

Step 2. Convalida evento

Dopo aver configurato l'evento e aver verificato la correttezza di dati e configurazioni, si può procedere con la convalida dell'evento e l'invio delle credenziali di voto agli elettori.

Si consiglia di effettuare questo passaggio almeno un giorno prima dell'evento o con diverse ore di anticipo (es. se l'evento si svolge nel pomeriggio/sera, è possibile inviare le credenziali al mattino). In questo modo si garantisce a tutti i partecipanti di ricevere le credenziali prima dell'inizio dell'assemblea.

Step 3. Accrediti

La gestione di un’assemblea ibrida richiede un monitoraggio accurato e distinto delle presenze. Il sistema permette di gestire queste due flussi in modo parallelo ma centralizzato:

• Accreditamento da remoto: avviene in modalità automatica. Dopo l'avvio del monitoraggio delle presenze, il sistema registra la presenza dell'elettore nel momento esatto in cui effettua l'accesso alla piattaforma.

• Accreditamento Fisico: per i partecipanti presenti in sala, l'accreditamento viene gestito manualmente dal personale di segreteria attraverso il menù di gestione accrediti, che permette di convalidare l'ingresso di ogni singolo elettore.

Grazie al cruscotto di gestione, l'organizzatore ha sempre sotto controllo la situazione in tempo reale: il sistema mostra infatti due contatori distinti - uno per gli accrediti fisici e uno per gli accessi online - la cui somma fornisce il dato complessivo necessario per il calcolo immediato del quorum costitutivo, mostrato nel contatore degli accrediti totali.

Step 4. Apertura votazioni:

In un evento assembleare le votazioni vanno gestite a livello di scheda. Per aprirle bisogna cliccare sull'icona all'estrema destra della scheda di voto e selezionare l'opzione "Apri singola scheda" dal menù a tendina.

Ciò permette di gestire singolarmente i vari punti da votare in corso di assemblea. 

Le affluenze possono essere monitorate sia sul totale degli aventi diritto che sugli accreditati cliccando sulle frecce ai lati del contatore.

Step 5. Chiusura votazioni

Le votazioni possono essere chiuse sia massivamente, mediante tasto "chiudi tutto" o singolarmente mediante l'opzione "Chiudi voto" dal menù a tendina della scheda di voto.

Alla chiusura di ogni scheda di voto saranno prodotti i Report nel giro di pochi secondi.