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¿Qué es un evento híbrido?
Un evento híbrido es una reunión (asamblea, consejo, congreso) que se desarrolla simultáneamente en un lugar físico y en una plataforma digital.
En esta configuración:
- Una parte de los participantes está presente físicamente en la sede del evento.
- Otra parte participa de forma remota mediante streaming o videoconferencia.
- Todos los participantes, tanto presenciales como remotos, utilizan la misma plataforma digital para acreditarse y votar, garantizando la unicidad y la transparencia del escrutinio.
Al activar el módulo de asamblea, es posible seguir eventos a distancia (asambleas, congresos, consejos, etc.) supervisando los accesos al sistema.
Paso 1. Configuración del evento
El primer paso es configurar el evento siguiendo todos los pasos descritos en este artículo.
Paso 2. Validación del evento
Una vez configurado el evento y verificada la corrección de los datos y configuraciones, se puede proceder con la validación del evento y el envío de las credenciales de voto a los electores.
Se recomienda realizar este paso al menos un día antes del evento o con varias horas de antelación (por ejemplo, si el evento se celebra por la tarde/noche, las credenciales pueden enviarse por la mañana). De este modo, se garantiza que todos los participantes reciban las credenciales antes del inicio de la asamblea.
Paso 3. Acreditaciones
La gestión de una asamblea híbrida requiere un control cuidadoso y diferenciado de las presencias. El sistema permite gestionar estos dos flujos de forma paralela pero centralizada:
-
Acreditación remota: se realiza de manera automática. Tras iniciar el monitoreo de presencias, el sistema registra la presencia del elector en el momento exacto en que accede a la plataforma.
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Acreditación presencial: para los participantes presentes en la sala, la acreditación se gestiona manualmente por el personal de secretaría a través del menú de gestión de acreditaciones, que permite validar el ingreso de cada elector individualmente.
Gracias al panel de gestión, el organizador tiene siempre la situación bajo control en tiempo real: el sistema muestra dos contadores diferenciados - uno para las acreditaciones presenciales y otro para los accesos online - cuya suma proporciona el dato total necesario para el cálculo inmediato del quórum constitutivo, mostrado en el contador de acreditaciones totales.
Para evitar recuentos duplicados, los usuarios registrados manualmente no aparecen en el contador de acreditaciones digitales. No obstante, es posible verificar su presencia online mediante el registro de presencias.
Paso 4. Apertura de las votaciones
En un evento asambleario, las votaciones se gestionan a nivel de papeleta. Para abrirlas, es necesario hacer clic en el icono 
situado en el extremo derecho de la papeleta de votación y seleccionar la opción “Abrir una sola votación” en el menú desplegable.
Esto permite gestionar de forma individual los distintos puntos a votar durante la asamblea.
La participación puede monitorizarse tanto sobre el total de electores con derecho a voto como sobre los acreditados, haciendo clic en las flechas situadas junto al contador.
Paso 5. Cierre de las votaciones
Las votaciones pueden cerrarse de forma masiva mediante el botón “Cerrar evento” o de manera individual mediante la opción “Cerrar votación” desde el menú desplegable de la papeleta.
El botón “Cerrar evento” cierra todo el evento y todas sus papeletas de votación, impidiendo la adición de nuevas votaciones. Por lo tanto, debe utilizarse únicamente al final de los trabajos y cuando se tenga la certeza de que no será necesario añadir mociones u otros puntos a votar.
Al cierre de cada papeleta de votación, los informes se generarán en cuestión de pocos segundos.